Häufige Fragen

In diesem Kapitel des Benutzerhandbuchs finden Sie Beschreibungen für mögliche auftretende Fehlercodes beim ZUGFeRD-Export und einige Lösungsansätze im Kaufmann.

1. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-1 bis BR-61]
   Integritätsbedingungen
   
2. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-CO-3 bis BR-CO-26]
   Bedingungen
   
3. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-DE-1 bis BR-DE-13]
   Ergänzende nationale Geschäftsregeln.
   
4. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-S-1 bis BR-S-10]
   Umsatzsteuersatz und ermäßigtem Umsatzsteuersatz.
   

5. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-Z-1 bis BR-Z-10]
   Umsatzsteuersatz von 0%
   

6. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-E-1 bis BR-E-10]
   Artikel oder Dienstleistungen welche von der Umsatzsteuer befreit sind.
   
7. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-AE-1 bis BR-AE-10]
   Umkehr der Steuerschuldnerschaft
   
8. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-IC-1 bis BR-IC-12]
   Innergemeinschaftliche Lieferung
   
9. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-G-1 bis BR-G-10]
   Ausfuhrlieferungen
   
10. ZUGFeRD-Export Fehlercodes [BR-O-1 bis BR-O-14]
    Keine Anwendung des Umsatzsteuerrechts.

Kundenservice

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Wenn diese Fehlermeldung auftritt, deinstallieren Sie das Programm Kaufmann über die Windows-Systemsteuerung:

1. In der Windows-Suchleiste „Programme hinzufügen oder entfernen“ eingeben und die entsprechende Option auswählen.

2. Nach Kaufmann suchen, auswählen und auf „Deinstallieren“ klicken.

3. Anschließend das Programm über den HSETU Update Downloader erneut installieren.

Die Fehlermeldung entsteht häufig, wenn bei einer vorherigen Installation einzelne Programmkomponenten nicht vollständig eingerichtet oder beschädigt wurden (z. B. durch ein abgebrochenes Update oder fehlende Systemdateien). Eine Neuinstallation stellt sicher, dass alle Komponenten korrekt installiert sind und das Programm wieder einwandfrei funktioniert.

Die Fehlermeldung muss nicht immer gleich aussehen, enthält aber immer: Assembly "Microsoft..

Kundenservice

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Sollten Sie eine Meldung im Zusammenhang mit dem Drucker erhalten, kann dies in vielen Fällen mit den Windows-Druckereinstellungen oder der Druckerauswahl zusammenhängen.

Gehen Sie in diesem Fall bitte wie folgt vor:

• Hinterlegen Sie den gewünschten Drucker in den Windows-Einstellungen als Standarddrucker

• Wählen Sie den Drucker anschließend im Kaufmann-Programm direkt namentlich aus (nicht „Standarddrucker“)

• Starten Sie bei Bedarf den Rechner, den Drucker sowie ggf. den Server neu

Testen Sie Ihr Anliegen anschließend erneut.

Wenn Sie den Drucker dauerhaft für alle Vorgänge (z. B. Rechnungen, Angebote usw.) hinterlegen möchten, schauen Sie bitte hier.

Wenn die folgende Meldung auftritt, wird die Kaufmann-Einstellungsdatei von einer anderen Datei blockiert. Dies kann z.B. ein Virenscanner sein. Meistens tritt diese Meldung nach einem Rechnerneustart nicht mehr auf.

Das Programm muss beendet werden. Der folgende fatale Fehler ist aufgetreten: Der Prozess kann nicht auf die Datei "C:\ProgramData\HSETU\Kaufmann\Kaufmann Vollversion\Kaufmann.HSETU.config" zugreifen, da sie von einem anderen Prozess verwendet wird.

Aufrufliste:

System.IO.__Error.WinIOError()

System.IO.FileStream.Init()

System.IO.FileStream..ctor()

System.Configuration.Internal.InternalConfigHost.StaticOpenStreamForRead()

System.Configuration.Internal.InternalConfigHost.System.Configuration.Intern

al.IInternalConfigHost.OpenStreamForRead()

System.Configuration.MgmtConfigurationRecord.SaveAs()

ETU_Handwerk.Util.Utils.SetupLoggingRuntimeConfiguration()

ETU_Handwerk.Program.Main()

Kundenservice

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Falls ein Pfad ausgewählt wird, auf den der SQL-Server (das ist das Datenbankverwaltungsprogramm, das die Daten im Programm steuert und die Datensicherung ausführt) nicht zugreifen kann, erscheint eine Fehlermeldung:

Zur Behebung prüfen Sie bitte zunächst den eingestellten Pfad:

Der Lokale Pfad auf Computer … ist der lokale Pfad auf dem Serverrechner, also der Rechner, auf dem der SQL-Server ausgeführt wird. Als Voreinstellung wird hier der Standard-Backup-Pfad des SQL-Servers angezeigt. Nach Möglichkeit sollte dieser Pfad nicht umgestellt werden. Falls doch, muss sichergestellt werden, dass der SQL-Server in den neuen Pfad hineinschreiben kann, also ausreichende Berechtigungen hat.

Dazu den Ordner, in dem die Datensicherung angelegt werden soll, auf dem Server-Rechner im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste anklicken und unter dem Reiter Sicherheit prüfen, ob eine Gruppe mit „***SQLEXPRESS***“ enthalten ist oder der Benutzer Zugriff drauf hat. Falls nicht, muss die entsprechende Gruppe hinzugefügt bzw. für Jeden der Vollzugriff erlaubt werden.

Dazu im Reiter Sicherheit unter Bearbeiten über Hinzufügen den "Benutzer" anlegen und bei Vollzugriff den Haken bei Zulassen setzen.

Außerdem bitte prüfen, ob bei den Datenbankeinstellungen die richtige Anmeldung ausgewählt ist. Dazu unter Extras - Datenbank - Datenbankverbindung ändern anklicken und falls dort der Haken bei der Windows-Anmeldung gesetzt sein sollte, diesen entfernen und bei Benutzername und Kennwort jeweils HSETU eintragen und die Verbindung herstellen:

Jetzt lässt sich bei den Datensicherungs-Einstellungen im oberen Feld der neue Pfad eintragen bzw. (besser) über den Punkte-Button auswählen.

Nun wird im ersten Pfad die eigentliche Datensicherung vom SQL-Server-Dienst geschrieben. Im zweiten Feld lässt sich optional noch ein Kopie-Pfad einstellen. Dies kann auch eine Netzwerkfreigabe sein, z.B. „Christian_PC\Datensicherungen“. Hier lässt sich der Pfad auch von Hand eintragen.

Auch für den Kopie-Pfad braucht der SQL-Server ausreichende Zugriffsrechte. Nun kann gesichert werden:

Die Datensicherung wird in diesem Beispiel auf dem Serverrechner unter C:\temp angelegt und von dort noch nach \\HSETUNAS1\Transfer\Barz kopiert.

Falls die Fehlermeldung weiterhin erscheint, bitte noch die Anmeldung prüfen. Dazu im Programm unter Extras - Datenbank - Datenbankverbindung ändern und prüfen, ob dort die Windows-Anmeldung aktiviert ist. Falls dort der Haken gesetzt ist, diesen bitte entfernen und Benutzername und Kennwort eintragen:

Das Kennwort lautet (wie der Benutzername) „HSETU“

Kundenservice

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Bitte beenden Sie vor der Installation die HSETU-Dienste. Dazu in den Taskmanager wechseln (Strg – Alt – Entfernen drücken oder mit der rechten Maustaste unten rechts auf die Uhrzeit klicken), da ggfs. unten links auf Mehr Details klicken, dann oben in der Leiste auf Dienste und dort die Dienste über einen Linksklick auf Name alphabetisch sortieren. Dann die Dienste suchen, die mit HSETU beginnen (das können eins bis drei sein) und diese mit rechts anklicken und anhalten. Danach sollte die Installation ohne Meldung durchlaufen.

Nach der Installation die Dienste ggfs. wieder starten.

Kundenservice

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Diese Meldung tritt auf, wenn das Datenbankverwaltungsprogramm Microsoft SQL-Server vom lokalen Computer aus nicht erreichbar ist. Dies kann daran liegen, dass noch gar kein SQL-Server installiert ist, dass der SQL-Server-Dienst nicht läuft oder dass (insbes. bei Mehrplatz-Systemen) eine Firewall oder andere Netzwerkprobleme die Verbindung zu dem SQL-Server verhindern.

Kundenservice

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Wenn sich beim Starten die folgende Meldung öffnet, fehlen die Zugriffsrechte auf die Lizenzdatei:

Das Programm muss beendet werden. Der folgende fatale Fehler ist aufgetreten:

Eine externe Komponente hat eine Ausnahme ausgelöst.

Aufrufliste:

ETU_Handwerk.Util.Lizenzen.Create64()

ETU_Handwerk.Util.Lizenzen.CreateAndInit()

ETU_Handwerk.Program.Main()

Dies kann umgangen werden, indem das Programm als Administrator gestartet wird (dazu die Programm-Verknüpfung nicht doppelt mit links, sondern einmal mit rechts anklicken und dann „als Administrator ausführen“ anklicken. Falls es die Auswahl dort nicht geben sollte, die Verknüpfung mit rechts anklicken und unter Eigenschaften – Kompatibilität den Haken setzen bei „Programm als Administrator ausführen“).

Kundenservice

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Wenn die folgende Fehlermeldung erscheint, ist der Teil der Festplatte, auf der die Datenbankdatei liegt, komprimiert. Dies kann in den Windows-Einstellungen eingestellt werden, um Platz auf der Festplatte zu sparen. Das Datenbankprogramm Microsoft SQL-Server, auf das der Kaufmann im Hintergrund zugreift, kann damit aber nicht arbeiten und wirft dann diese Fehlermeldung aus:

Um das zu beheben, bitte im Windows-Explorer den in der Meldung angegebenen Ordner öffnen, standardmäßig also C:\Programdata.

(Dies ist ein versteckter Ordner, falls er nicht angezeigt wird, bitte oben in der Leiste auf Ansicht klicken und den Haken setzen bei "Ausgeblendete Elemente" (Windows 10) bzw. bei Windows 7 auf Organisieren - Ordner-und Suchoptionen - Ansicht und dort den Haken setzen bei "Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen")

Unter C:\Programdata dann den HSETU-Ordner mit rechts anklicken und auf Eigenschaften. Im folgenden Fenster dann unter Allgemein auf Erweitert und im folgenden Fenster den Haken entfernen bei "Inhalt komprimieren, um Speicherplatz zu sparen".

Die Umstellung kann einige Zeit dauern, danach sollte der Kaufmann wieder ohne Meldung starten.

Kundenservice

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Bitte starten Sie zunächst den Kaufmann-Check. Dazu klicken Sie links unten auf die Windows-Taste und geben auf der Tastatur „Kaufmann-Check“ ein. Dann sollte das Programm angezeigt werden. Dieses mit der rechten Maustaste anklicken und „Als Administrator starten“. Im Programm dann den Starten-Button anklicken.

Falls sich ein Fenster „Datenbankverbindung ändern“ öffnet, darauf achten, dass im unteren Bereich das Kennwort eingetragen ist:

Das Kennwort lautet (wie der Benutzername) „HSETU“

Kundenservice

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Die folgende Meldung wird durch Unterbrechungen im Netzwerk verursacht. Wenn diese behoben sind, startet auch das Kaufmannprogramm wieder ganz normal.

Das Programm muss beendet werden. Der folgende fatale Fehler ist aufgetreten:

Verbindungstimeout abgelaufen. Das Timeout ist aufgetreten, während die Bestätigung des Handshakes vor der Anmeldung verarbeitet wurde.

Möglicherweise ist ein Fehler beim Handshake vor der Anmeldung aufgetreten, oder der Server hat nicht rechtzeitig geantwortet. Folgende Verbindungszeiten wurden bei dem Versuch benötigt, eine Verbindung mit diesem Server herzustellen: [Vor Anmeldung] Initialisierung=60285; Handshake=0;

Aufrufliste:

System.Data.SqlClient.SqlInternalConnectionTds..ctor()

System.Data.SqlClient.SqlConnectionFactory.CreateConnection()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionFactory.CreatePooledConnection()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionPool.CreateObject()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionPool.UserCreateRequest()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionPool.TryGetConnection()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionPool.TryGetConnection()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionFactory.TryGetConnection()

System.Data.ProviderBase.DbConnectionInternal.TryOpenConnectionInternal()

System.Data.SqlClient.SqlConnection.TryOpenInner()

System.Data.SqlClient.SqlConnection.TryOpen()

System.Data.SqlClient.SqlConnection.Open()

Microsoft.Practices.EnterpriseLibrary.Data.Database.GetNewOpenConnection()

Microsoft.Practices.EnterpriseLibrary.Data.Database.GetWrappedConnection()

Microsoft.Practices.EnterpriseLibrary.Data.Database.ExecuteReader()

ETU_Handwerk.Model.BenutzerEinstellungen.GetData()

Kundenservice

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Fehlermeldung bei SHK Connect – mögliche Ursachen und Lösungen

Sollten Sie eine Fehlermeldung bei der Nutzung von SHK Connect erhalten und Ihre Zugangsdaten bereits korrekt eingegeben haben, beachten Sie bitte folgende Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass der HSETU Update Downloader installiert ist und Sie mit Ihrer HS-ID angemeldet sind.
   Ohne diese Anmeldung kann SHK Connect nicht ordnungsgemäß funktionieren.

2. Starten Sie anschließend das Programm "Kaufmann" neu.
   So wird die Verbindung erneut geprüft und hergestellt.

3. Falls Ihr Anliegen weiterhin besteht:

• Deinstallieren Sie den HSETU Update Downloader vollständig.

• Laden Sie den aktuellen HSETU Update Downloader erneut über hottgenroth.de im Kundenbereich unter dem Reiter "Downloads" herunter.

• Installieren Sie das Programm neu und melden Sie sich wieder mit Ihrer HS-ID an.

• Den Rechner danach bitte einmal neu starten.

Dadurch kann Windows korrekt auf die erforderlichen Token für SHK Connect zugreifen.

Wenn Sie eine Meldung über die Datenbankgröße Ihres SQL Servers erhalten, bedeutet das, dass die Kapazität Ihrer Datenbank an ihre Grenzen stößt. Bei der kostenfreien SQL Server Express-Version (2022) ist die maximale Größe auf 10 GB begrenzt. Diese FAQ erklärt, was die Meldungen bedeuten und welche Schritte Sie ergreifen können.

Warnung: Volle SQL-Datenbank

Die Meldung bezieht sich nicht auf den Speicher Ihres Rechners, sondern auf den Füllstand Ihres SQL Servers. Bei der kostenfreien SQL Server Express-Version (2022) ist die maximale Datenbankgröße meistens auf 10 GB begrenzt. Wenn Ihre Datenbank fast diese Größe erreicht, erhalten Sie eine Warnung.

Meldung: „Kein freier Platz verfügbar oder es kann nicht mehr in die ETU Datenbank gesschrieben werden oder Speicherplatz für das dbo.ObjektHistorie-Objekt in der ETU_HW-Datenbank konnte nicht belegt werden, da die Dateigruppe PRIMARY voll ist. Speicherplatz kann durch Löschen nicht benötigter Dateien, Löschen von Objekten in der Dateigruppe, Hinzufügen von Dateien zur Dateigruppe oder Festlegen der automatischen Vergrößerung für vorhandene Dateien in der Dateigruppe gewonnen werden. “

Diese Meldung erscheint, wenn die maximale Datenbankgröße erreicht ist und kein zusätzlicher Speicherplatz mehr verfügbar ist.
Sie zeigt an, dass keine neuen Daten mehr gespeichert werden können.

Empfehlung: Upgrade auf eine höhere Version

Um eine langfristige und stabile Lösung sicherzustellen, empfehlen wir ein Upgrade auf eine SQL-Server-Version mit erweiterter Speicherkapazität (z. B. SQL Server Standard).
Das Löschen von Daten:

• ist keine dauerhafte Lösung

• ist teilweise nicht erlaubt oder vom System nicht vorgesehen

Temporäre Speicherfreigabe

Ausnahme: Falls sich noch alte Datanorm-Dateien im Kaufmann befinden, können diese gelöscht werden, um kurzfristig Speicherplatz freizugeben.

Wie Sie diese Dateien löschen, finden Sie hier: Datanorm-Dateien löschen

Dies verzögert das Anliegen jedoch nur und ersetzt kein Upgrade auf Dauer.

Auswahl der passenden SQL Server-Version

Welche Edition für Sie geeignet ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab.
Bitte besprechen Sie das weitere Vorgehen mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Systembetreuer.

Unterstützung bei der Einrichtung

Wenn Sie die Einrichtung über uns vornehmen möchten:

• Melden sie sich gerne, dann können wir weitere Details besprechen.

• Im Anschluss vereinbaren wir gemeinsam einen Termin für die Umsetzung

• Weitere Informationen zur Zentrale-Datenbank im Kaufmann einrichten oder umziehen finden sie hier.

• Bitte beachten Sie vorab unsere Systemvoraussetzungen: Systemanforderungen

• Den Link zum Bestellformular finden Sie HIER.

Bedeutung der 80 %-Meldung

Wenn im Kaufmann die Meldung erscheint, dass 80 % des Datenbankfüllstands erreicht sind, sollte zeitnah gehandelt werden.

Hintergrund:
Die Datenbank darf nicht vollständig ausgelastet sein, da sonst keine neuen Daten mehr gespeichert werden können.

Auswirkungen bei voller Datenbank

• Ab 100 % Auslastung können keine neuen Daten mehr geschrieben werden

• Der Kaufmann ist dann nicht mehr arbeitsfähig

• Es kann zu Systemstillstand kommen

Empfohlene Vorgehensweise

Sobald die 80 %-Meldung erscheint, sollte eine Umstellung auf eine größere oder neue SQL-Datenbank erfolgen.

So stellen Sie sicher, dass weiterhin problemlos mit dem Kaufmann gearbeitet werden kann.

👉 Hinweis:
Weitere Informationen zur Einrichtung und zu den verfügbaren SQL-Varianten finden Sie im FAQ: Zentrale Datenbank einrichten oder umziehen

Achtung: Falls Sie mit Datanorm arbeiten, prüfen Sie bei einem erhöhten Datenbankfüllstand unbedingt vorab die Datanorm-Dateien. Es kann vorkommen, dass Dateien doppelt eingespielt oder veraltet sind. Diese können je Hersteller vollständig gelöscht und anschließend mit einer aktuellen Datei vom Hersteller neu eingespielt werden.

👉 Für weitere Informationen, wie Datanorm-Dateien gelöscht werden können, klicken Sie hier.

DPI-Skalierung bei Darstellungsabweichungen verwenden

Die Anpassung der hohen DPI-Skalierung sollte verwendet werden, wenn es zu Darstellungsabweichungen im Kaufmann kommt.

Typische Anzeichen sind:

• verzerrte oder unscharfe Schrift

• abgeschnittene Texte

• fehlende Buttons oder Inhalte

Warum treten diese Darstellungsabweichungen auf?

Diese Darstellungsabweichungen entstehen häufig durch abweichende Anzeige- oder Skalierungseinstellungen in Windows (z. B. bei hoher Bildschirmauflösung oder mehreren Monitoren).

Der Kaufmann kann in solchen Fällen die Darstellung nicht korrekt übernehmen, wodurch es zu den genannten Effekten kommt.

Wo finde ich die Einstellung zur DPI-Skalierung?

Die Funktion befindet sich im Kaufmann-Check:

1. Öffnen Sie die Windows-Suchleiste

2. Suchen Sie nach „Kaufmann-Check“

3. Starten Sie das Programm (ein Start als Administrator ist in diesem Fall nicht erforderlich)

4. Wechseln Sie in den Reiter „Sonstige Funktionen“

Dort finden Sie die Option zur DPI-Skalierung.

DPI-Skalierung anpassen

Wenn entsprechende Darstellungsabweichungen auftreten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schließen Sie den Kaufmann vollständig

2. Öffnen Sie den Kaufmann-Check

3. Klicken Sie auf „Hohe DPI-Skalierung überschreiben“

4. Starten Sie den Kaufmann anschließend neu

Um bei Angeboten oder Rechnungen von der Brutto-Summe Abzüge einzugeben, wechseln Sie im Vorgang in den Reiter Angebots- bzw. Rechnungsdaten und dort auf den Reiter Umlagen/Abzüge. Dort können Sie über den Button Neu einen neuen Abzug anlegen. Der Abzug kann prozentual oder über eine Summe eingegeben werden:

Im Ausdruck sieht das dann so aus:

Kundenservice

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Wenn Sie in einem Angebot alternativ zu einer Warenkorbposition eine andere (z.B. höherwertigere oder günstigere) Position zur Auswahl anbieten möchten, legen Sie Alternativpositionen an. Dazu werden im Kaufmann sowohl die ursprünglich angebotene Position, als auch die Alternative dazu, in den Artikeleigenschaften als Alternativposition gekennzeichnet:

In der Warenkorbgliederung lässt sich dann ein Punkt setzen, mit dem eine der Alternativpositionen als Hauptposition ausgewählt werden kann:

Alternativ kann auch bei den Artikeleigenschaften die Auswahl "Ja" aktiviert werden.

Diese wird dann in den Gesamtpreis des Angebots übernommen. Die anderen Alternativpositionen werden als Alternative dazu aufgeführt, aber nicht in den Gesamtpreis übernommen. Der Ausdruck sieht dann so aus:

Wenn mehrere Positionen mit Alternativen hintereinander folgen sollen, muss über Alternativengruppen gearbeitet werden, weil das Programm sonst „nicht weiß“, wo die Alternativen zum ersten Artikel aufhören und der nächste eigene Artikel anfängt. Dafür in der Leiste eine Alternativengruppe anlegen:

Die nächsten Positionen dann wieder als Alternativpositionen markieren. Wenn eine neue Position mit Alternativen folgt, wieder eine neue Alternativengruppe anlegen und die alternativen Positionen als solche markieren. Besonders übersichtlich wird es im Reiter Positionen:

Es ist auch möglich, Titel, Gewerke oder Lose als Alternativpositionen anzulegen.

Kundenservice

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Das Deckungsbeitragsmodul (im Programm unter Funktionen oben in der Leiste erreichbar) ermöglicht eine Einschätzung der Kostensituation und die Errechnung von Deckungsbeiträgen und Stundensätzen. Es stellt dem Unternehmen ein wichtiges Instrument zur Preisfindung bei der Kalkulation von Aufträgen zu Verfügung. Der Kostenrechner kann über den Menüpunkt „Funktionen -> Deckungsbeitragsermittlung“ aufgerufen werden.
Die zu erfassende Kosten teilen sich in Personalkosten und allgemeine betriebliche Kosten auf. Im Bereich der Personalkosten werden Arbeitszeiten, Lohn- und Lohnnebenkosten erfasst. Alle Kosten werden einem Geschäftsjahr zugeordnet.

Betriebliche Aufwendungen wie Materialkosten, Fahrt-, Büro,- Instandhaltungs-, Miet- und kalkulatorische Kosten werden separat erfasst. Es werden 90 Konten vorab angelegt, die nachträglich geändert werden können.

Aus allen anfallenden Personal und sonstigen betrieblichen Kosten werden in einer Auswertungs- bzw. Übersichtsmaske alle anfallenden Lohnanteile und Kosten nochmals ausgewiesen. Wichtigster Punkt sind die Berechnungen des Deckungsbeitrages und der Stundensätze, welche es dem Betrieb ermöglichen, Aufträge gemäß seiner Kostensituation zu kalkulieren.

Kundenservice

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Am einfachsten geht dies in der Kundenübersicht. Dazu also unter „Meine Kunden“ den betreffenden Kunden auswählen und dort unter Verwaltung in die Kundenübersicht wechseln. Dort wird das Angebot in der Baumstruktur angezeigt. Über einen Rechtsklick auf das Angebot kann nun unter „Neu“ die Rechnung ausgewählt werden:

Alternativ kann auch in einem geöffneten Angebot über einen Klick oben in der Leiste auf Vorgang - "Umwandeln in" - Rechnung ausgewählt werden.

Damit wird dann eine Rechnung erstellt, die die Positionen des Angebots umfasst und diesem auch in der Kundenübersicht zugeordnet ist.

Kundenservice

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Eine druckbare Liste der Rechnungen eines Jahres kann erstellt werden über Funktionen (oben in der Leiste) - Übersicht - Statistiken und Berichte und dort auf Berichte:

Dort kann die Standard Rechnungsliste ausgewählt werden. Im unteren Bereich lässt sich noch einstellen, wonach die Liste sortiert werden soll und für welchen Zeitraum sie erstellt werden soll. Über "Bericht erstellen" wird dann eine Übersicht erstellt:

Kundenservice

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Eventualpositionen sind Artikel in Angeboten, die noch zusätzlich geordert werden können. Sie können mit in den Gesamtpreis eingerechnet oder auch herausgerechnet werden.

Jede Position (Artikel, aber auch Titel, Lose etc.) im Warenkorb kann als Eventualposition angelegt werden. Dazu muss die Position doppelt angeklickt werden, dann kann in der Artikelbeschreibung bei den Eigenschaften ein Haken gesetzt werden bei „Eventualposition“. Im Warenkorb erscheint der Artikel dann mit einem Feld, das sich anhaken lässt.

Wenn der Haken gesetzt wird, wird die Eventualposition in die Summe eingerechnet, wenn der Haken weggelassen wird, geht die Eventualposition nicht in die Gesamtsumme ein:

Alternativ kann die Auswahl auch über den Haken bei "Ja" in den Artikeleigenschaften eingestellt werden.

Kundenservice

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Seit der Kaufmann Version 6.2.10, ist der Import für ALLE Austauschphasen (.d81,d82,d83..etc) gesperrt. Diese Sperrung lässt sich aber leicht beheben, klicken Sie mit rechts auf die erste Spalte "Warenkorb" und es erscheint ein weiteres Fenster, dort gehen Sie dann auf "Weitere Aktionen" und entsperren den Warenkorb, wie auf diesem Bild markiert ist.

Um Kurz/Langtexte zu entsperren, klicken Sie auf den obersten Reiter "Kalkulieren" und Sie sehen im "Parameter" Absatz, die Kurz-/Langtexte als gesperrt, diese kann man mit einem einfachen Klick wieder entsperren.

Kundenservice

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Die Umbuchung eines Kunden-Guthaben wurde umgestaltet: Der Betrag aus einer Gutschrift, einem Guthaben oder einfach einer überzahlten Rechnung kann jetzt einfach auf mehrere OPs des jeweiligen Kunden verteilt werden.

Im Beispiel liegt für den Kunden eine Gutschrift über € 1.338,75 vor. Dagegen stehen drei OPs über € 267,75, € 374,85 und € 4.284,00.

Kontextmenü der Gutschrift: Gutschrift mit OP verrechnen_

In einem Dialog werden jetzt das verfügbare Guthaben sowie sämtliche OPs des Kunden angezeigt. In der rechten Spalte Zahlung der Tabelle können die benötigten Einzel-Zahlbeträge auf Wunsch manuell eingetragen werden. Das noch verfügbare Rest-Guthaben wird nach jeder Eingabe ermittelt und in der Infozeile unter der Tabelle angezeigt.
Bequemer und im Regelfall zu empfehlen ist die Arbeit über den Button <Zahlung für den aktuellen OP automatisch>, der auch über die Taste <F5> zu erreichen ist: Hierbei wird von oben beginnend und solange noch ein Restguthaben verfügbar ist, der aktuelle OP voll beglichen und sofort zur nächsten Zeile weitergesprungen:

Mit <F5> ist der Zahlbetrag für den ersten OP eingetragen und sofort auf die nächste Zeile positioniert. Unten wird das verbleibende Guthaben angezeigt (€ 1.071,00).

Nochmals <F5>: Auch der zweite Zahlbetrag ist eingetragen, das Rest-Guthaben ermittelt und auf die letzte Zeile positioniert.

Nochmals <F5>: Da das Rest-Guthaben geringer ist als der OP, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben...

...und der letzte OP nur noch anteilig beglichen.Erst nach Bestätigung mit <Ok> werden die angeteigten Zahlungsvorschläge wirklich gebucht und eine entsprechende Fertigmeldung ausgegeben:

Fertigmeldung nach endgültiger Buchung der Zahlungen:

Abschließender Blick in die Buchungsverwaltung: Der Gutschrift-Betrag ist jetzt aufgebraucht, die OPs wie gewünscht ganz bzw. anteilig beglichen.

Kundenservice

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Ein offener Posten kann mit einer Gutschrift oder einer überzahlten Rechnung verrechnet werden. Dazu gehen Sie über die Kunden-Verwaltung auf den Reiter Offene Posten (OP).

Im Beispiel liegt für den Kunden ein offener Posten von 714,00€ vor. Zu dieser Rechnung wurde eine entsprechende Gutschrift mit dem gleichen Betrag erstellt.

Um diesen offenen Posten mit der Gutschrift zu verrechnen, machen Sie einen Rechtsklick auf die Gutschrift und klicken im Kontextmenü über den Punkt "Weitere Aktionen" Gutschrift verrechnen.

Im nächsten Fenster können Sie im Feld Zahlung angeben, welcher Betrag mit dem offenen Posten verrechnet werden soll. Unten rechts können Sie dann sehen, wie hoch der Restbetrag des offenen Posten nach der Verrechnung ist.

Mit einem Klick auf wird die Verrechnung bestätigt. Im Anschluss wird Ihnen angezeigt, dass der offene Posten verrechnet wurde. Die Rechnung und die Gutschrift verschwinden danach aus der "offenen Posten Verwaltung".

Kundenservice

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Beim Jahreswechsel ist zu beachten, dass standardmäßig die Belegnummern automatisch zurückgesetzt werden. In den Grundeinstellungen unter Vorgangbearbeitung kann dies umgestellt werden (seit Version 5.4):

Beim Belegnummernformat können auch generell die nächsten zu vergebenen Vorgangsnummern eingestellt werden.

Beim Buchen von Rechnungen kann die nächste Rechnungsnummer auch manuell überschrieben werden:

Kundenservice

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Bei Jumbos handelt es sich um Zusammenfassungen von mehreren Artikeln zu einem Artikelset (Beispiele: Waschtisch oder Fußbodenheizung in m²). Es besteht bei einigen Händlern/ Herstellern die Möglichkeit, solche vorgefertigten Jumbos zum Import zur Verfügung gestellt zu bekommen. Zum Einlesen wird wie folgt vorgegangen:

Zunächst müssen die Jumbos, die eingelesen werden sollen, aus dem Internet geladen und auf dem Rechner gespeichert werden. Im Kaufmann-Programm werden dann über die Startseite die Stammdaten aufgerufen:

Dort geht es dann über den entsprechenden Button in den Jumbokonfigurator:

Im folgenden Fenster können Sie mit der rechten Maustaste auf „Produktbaum“ klicken und dann den Import auswählen:

Im folgenden Importmenü kann das Verzeichnis, in das die Import-Datei abgespeichert worden ist, ausgewählt werden. Dazu klicken Sie den Button „Verzeichnis wechseln“ an (falls Sie die Datei im Standardpfad für die Importdateien abgespeichert haben, brauchen Sie das Verzeichnis nicht zu wechseln).

Nach der Verzeichnisauswahl wird der Jumbo oben rechts angezeigt. Dort wird der Jumbo durch einfaches Anklicken mit der linken Maustaste markiert.

Über „Teilbaum importieren“ kann er dann eingelesen werden.

Die folgende Meldung, dass Daten überschrieben werden können, bezieht sich auf bestehende Jumbos. Da dieser Jumbo neu ist, kann die Meldung mit Ja bestätigt werden. Nach dem Einlesen erscheint eine Meldung, dass erfolgreich importiert wurde. Dann kann das Importmenü geschlossen werden und die Jumbos werden im Produktkatalog angezeigt:

Um Jumbos in ein Angebot einzubinden, können Sie in einem neuen oder bestehenden Angebot über den Reiter „erweitert“ die Gesamtansicht aufrufen:

Dann wird auch der Button „Positionen“ sichtbar, der dann ausgewählt wird.

Im folgenden Fenster kann nun der Reiter „Katalog“ ausgewählt werden. Im Katalog werden nun auch die importierten Jumbos angezeigt. Über das Plus-Zeichen können die Kategorien soweit „aufgeklappt“ werden, bis die gesuchten Jumbos (in blauer Schrift) angezeigt werden. Um die Jumbos in den Warenkorb zu übertragen, werden sie mit der linken Maustaste angeklickt, die Maustaste wird gedrückt gehalten und der Jumbo wird in den Bereich des Warenkorbs „rüber gezogen“. Dort kann dann die Maustaste losgelassen werden:

Dann öffnet sich ein Fenster, in dem die Werte aus dem Jumbo überprüft und gegebenenfalls angepasst werden können. Nach der Bestätigung wird das Fenster geschlossen und die Artikel aus dem Jumbo werden in den Warenkorb übergeben. Über den Positionsmanager können dann noch weitere Positionen angelegt werden.

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In den Programm-Grundeinstellungen lässt sich über den Reiter Vorgangsbearbeitung einstellen, ob die Mahngebühren und Verzugszinsen in den Buchungsbetrag mit eingerechnet werden sollen oder nicht:

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Eine Videoanleitung zur Anpassung der MwSt. finden Sie hier:

Im Kaufmann Handbuch finden Sie weitere Informationen:

[Vorgangbearbeitung] - MwSt.-Sätze verwalten

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Der Rabatt- und Zuschlag-Assistent ermöglicht es, in Vorgängen wie Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen flexibel Rabatte und Zuschläge zu hinterlegen – sowohl pauschal als auch positionsbezogen oder artikelgenau.

Aufruf des Assistenten

Öffnen Sie zunächst einen Vorgang (z. B. eine Rechnung oder ein Angebot).
Im unteren Bereich befindet sich die Schaltfläche „Rabatte und Zuschläge“.

Nach dem Anklicken öffnet sich die Eingabemaske des Assistenten.

Aufbau und Funktionen

Der Assistent ist in mehrere Reiter unterteilt, die unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken:

1.: Pauschal-Rabatt / Zuschlag

In diesem Bereich wird ein Rabatt oder Zuschlag für den gesamten Vorgang festgelegt.

Funktionen:

• Eingabe wahlweise in Prozent oder als fester Betrag

• Umschaltung zwischen Rabatt und Zuschlag über Auswahlfeld

• Anzeige der aktuellen Werte in der Statusleiste

• Möglichkeit zur Eingabe von Teilerabatten

2.: Rabatt- und Zuschlagspositionen

Hier können eigene Positionen für Rabatte oder Zuschläge angelegt werden, die direkt im Vorgang ausgewiesen werden.

Funktionen:

• Anlegen über „Neuer Rabatt“ oder „Neuer Zuschlag“

• Eingabe der Höhe in Prozent oder als Betrag

• Auswahl der Berechnungsbasis:

  • Material

  • Lohn

  • oder beides

• Auswahl der betroffenen Positionen:

  • von–bis Positionsnummer

  • oder freie Einzelauswahl

3.: Einzel-Rabatt / Zuschlag

Dieser Bereich ermöglicht die gezielte Anpassung einzelner Artikel im Warenkorb.

Hinweise:

• Positiver Prozentsatz = Zuschlag

• Negativer Prozentsatz = Rabatt

Funktionen:

• Individuelle Rabatte oder Zuschläge pro Artikel

• Erweiterte Druckoptionen

• Einfügen von Texten oder Platzhaltern über „Variable einfügen“

4: Zusammenfassung

Im letzten Reiter wird eine Übersicht aller gesetzten Rabatte und Zuschläge angezeigt.

Funktionen:

• Übersicht aller Anpassungen

• Doppelklick auf Einträge öffnet den jeweiligen Bearbeitungsbereich

• Vorschau-Funktion zur Anzeige des Druckergebnisses ohne Verlassen des Assistenten

Einsatzmöglichkeiten

• Pauschal-Rabatt/-Zuschlag: für Anpassungen am gesamten Vorgang

• Positions-Rabatt/-Zuschlag: wenn Rabatte oder Zuschläge als eigene Position erscheinen sollen

• Einzel-Rabatt/-Zuschlag: für gezielte Änderungen einzelner Artikel

• Teile-/Fremdleistungs-Zuschlag: für kalkulationsabhängige Anpassungen

Unter Stammdaten – Rohstoffverwaltung kann man Rohstoffe und die aktuellen Preise eingeben:

In den Artikeln selber kann man bei den Zusatzdaten die Rohstoffanteile eingeben:

Daraus ergibt sich dann der Rohstoffzuschlag, der auf der Hauptseite des Artikels ausgegeben wird:

Kundenservice

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Unter Grundeinstellungen Programm – Vorgangbearbeitung lassen sich die Schriftarten für die Positionen in Vorgängen und die Schriftarten für RTF-Felder generell einstellen:

In den Grundeinstellungen der Vorgänge kann unter Angebots-/Rechnungs-/…-Daten eingestellt werden, dass die vorgegebenen Positionsschriften automatisch genutzt werden sollen. Alternativ kann in den Vorgängen selber die Schriftart noch eingestellt werden:

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Wenn beim Stornieren einer Rechnung die Stornoanzeige nicht gedruckt wurde und nachträglich gedruckt werden soll, geht das am einfachsten über die Buchungsliste. Diese ist über Verkauf - OP-Verwaltung - Buchungen zu erreichen. Dort die Stornobuchung raussuchen (erkennbar an dem /S hinter der Rechnungsnummer) und mit rechts anklicken. Dann auf Stornokopie anzeigen/drucken klicken.

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Ergänzend zur Teil- und Schlussrechnung nach Aufmaß können auch freie Teil- und Schlussrechnungen erstellt werden. Der grundsätzliche Unterschied zwischen diesen beiden Verfahrensweisen ist, dass bei der freien Teil- und Schlussrechnung sämtliche Warenkörbe frei zusammengestellt werden können, während bei Teil- und Schlussrechnung auf Aufmaß-Basis das Gesamt-Leistungsvolumen bereits zu Anfang festgelegt ist. Dabei sind wie beim Verfahren nach Aufmaß folgende Rechnungstypen möglich:
a) Teilrechnung
b) kumulierte Teilrechnung: fasst mehrere Teilrechnungen zusammen
c) Schlussrechnung: fasst mehrere Teil- oder kumulierte Teilrechnungen abschließend zusammen
Eine Teilrechnung kann entweder frei ohne Vorlage oder aus einem bereits vorliegenden Angebot/Auftrag (im Folgenden als „Basisvorgang“ bezeichnet) erstellt werden. Bei der Erstellung einer Teilrechnung aus einer Vorlage kann der Warenkorb des Basisvorgangs in die Teilrechnung übernommen und dort weiter verarbeitet werden. Die Erstellung einer Teilrechnung ohne Vorlage erfolgt auf dem gleichen Wege wie bei einer normale Rechnung. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Rechnungstyp (unter Rechnungsdaten) auf „Teilrechnung“ zu ändern ist. Bei der Teilrechnung aus einer Vorlage wird diese in der Kundenansicht mit der rechten Maustaste angeklickt und dann unter "Neu" die Teilrechnung angeklickt

Weitere Teilrechnungen können entweder aus dem Basisvorgang bzw. aus einer bereits vorliegenden Teilrechnung erstellt und weiter verarbeitet werden. Bei dem ersten Verfahren muss zu einem Basisvorgang bereits eine Teilrechnung vorliegen. Dann wird im Kontextmenü der Menüpunkt „Neu -> Nächste Teilrechnung aus ...“ freigeschaltet.

Bei dem zweiten Verfahren wird die erste Teilrechnung in der Kundenübersicht mit rechts angeklickt und im Kontextmenü der Menüpunkt „Neu -> Nächste Teilrechnung“.

Eine kumulierte Teilrechnung fasst das Lieferungs-/Leistungsvolumen aus einer oder mehreren Teilrechnungen zusammen und enthält im Regelfall noch weitere (im Anschluss an die letzte Teilrechnung angefallene) Positionen. Der Endbetrag weist dieses Gesamtvolumen aus, bringt davon allerdings die bereits gestellten Teilrechnungen wieder in Abzug und zeigt unter Berücksichtigung der hierauf eingegangenen Zahlungen den insgesamt noch offenen Zahlbetrag nach.
Die Verfahrensweisen zur Erstellung einer kumulierten Teilrechnung entsprechen den oben beschriebenen Vorgängen.
Wie die einfache Teilrechnung kann auch eine kumulierte Teilrechnung ohne Vorlage direkt über die Funktion „Neu -> Neue Rechnung“ im Rechnungsjournal erstellt werden. Hier ist zu beachten, dass in den Vertragsbedingungen der Rechnung ein Häkchen auf „kumuliert“ gesetzt ist.
Beim Erstellen einer kumulierten Rechnung wird im Anschluss an den Druckdialog ein weiteres wichtiges Fenster eingeblendet: Hier werden sämtliche für den jeweiligen Kunden gestellten und noch nicht abgeschlossenen Teilrechnungen mit ihrem Betrag und OP-Status angezeigt. Über die Checkbox in der linken Spalte können die angebotenen Teilrechnungen für die endgültige Verrechnung ausgewählt werden.

Das Verfahren zur Erstellung einer Schlussrechnung entspricht der Erstellung einer kumulierten Teilrechnung. Diese können entweder aus einem Basisvorgang oder aus einer (einfachen oder kumulierten) Teilrechnung erfolgen.
Wie die einfache oder kumulierte Teilrechnung kann auch eine Schlussrechnung ohne Vorlage direkt im Rechnungsjournal über die Funktion „Neu -> Neue Rechnung“ erstellt werden. Hier sind natürlich ebenfalls der Rechnungsempfänger manuell auszuwählen und der Typ auf Schlussrechnung einzustellen.

Die Anzeige und Auswahl der abzuschließenden Teilrechnungen entspricht dem oben beschriebenen Verfahren bei der kumulierten Teilrechnung.

Kundenservice

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Wenn ein gebuchter Zahlungseingang geändert werden soll, muss er storniert und neu erstellt werden. Dazu unter Verkauf – OP-Verwaltung - Buchungen auf das Plus-Zeichen vor der Rechnung klicken, dann wird die Zahlung angezeigt. Diese kann dort über einen Rechtsklick storniert werden. Dann erscheint die Rechnung wieder bei den offenen Posten und ein neuer Zahlungseingang kann gebucht werden.

Kundenservice

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1. Voraussetzungen

Damit der QR-Code korrekt auf Ihren Rechnungen angezeigt wird, müssen alle Bankdaten vollständig und korrekt hinterlegt sein.

• Gehen Sie dazu auf:
  Funktionen → Grundeinstellungen → Programm → Mandant → Bankverbindungen

• Tragen Sie hier Ihre Kontodaten vollständig ein.

2. QR-Code aktivieren

1. Gehen Sie auf:
   Funktionen → Grundeinstellungen → Rechnungen

2. Wechseln Sie in den Reiter Druckformat und dann auf Positionen.

3. Im letzten Punkt Sonstiges aktivieren Sie die Option EPC_QR-Code drucken.

⚠️ Nach dieser Aktivierung wird der QR-Code automatisch auf allen Rechnungen angezeigt.

3. QR-Code verschieben

• Standardmäßig erscheint der QR-Code am Ende der Rechnung.

• Wenn Sie den QR-Code an eine andere Stelle verschieben möchten (z. B. an den Anfang der Rechnung), finden Sie nähere Informationen hier:

https://hottgenroth.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/edit-v2/763265106

Was ist eine Akontoforderung

Forderung einer Anzahlung vor Durchführung umfangreicher Aufträge oder Lieferungen.

• Die Akontoforderung ist ähnlich wie eine Teilrechnung, bezieht sich jedoch nicht wie diese auf bestimmte schon erbrachte Teilleistungen, sondern dient allgemein der teilweisen Vorfinanzierung größerer Aufträge.

Mit Akontoforderungen stellen Sie bei größeren Projekten Materiallieferungen oder umfangreiche Dienstleistungen vorab in Rechnung. Akontoforderungen müssen immer einem Kunden zugeordnet werden. Bei der Abrechnung von Projekten (Vorgang "Rechnung") können Akontoforderungen automatisch berücksichtigt werden, so dass der Rechnungsbetrag entsprechend reduziert wird.

Alle Akontoforderungen finden Sie in der Akonto-Liste unter Verkauf -> Akontoforderungen:

Über den Button „Anzeigen“ wird Ihnen die Akontoforderung angezeigt. Der Vorgang kann nachträglich nicht mehr verändert werden.

Erstellen einer Akontoforderung

Über denButton "Neu" wird eine neue Akontoforderung erzeugt. Dazu öffnet sich dieses Dialogfenster:

Hier kann die Kundenadresse gewählt werden und jegliche Texte wie Kopfzeile, Fußzeile usw. angepasst werden. Im Feld "Betrag" wird die Höhe der Akontoforderung einschließlich der darin enthaltenen Mehrwertsteuer angegeben. Über die Optionen besteht die Möglichkeit, sowohl den Steuercode als auch die Mahnbarkeit einzustellen.

Hinweis: Alle Texte, Optionen und weitere Einstellungen können für die Akontoforderung unter: Funktionen -> Grundeinstellungen -> Akontoforderungen vorbelegt werden.

Weiterhin kann über den Button “Vorschau” eine Druckvorschau geöffnet werden.

Über den Button „Druck und Buchung“ kann die Akontoforderung endgültig gedruckt und gebucht werden. Im Nachfolgenden Dialog können Einstellungen für den Ausdruck vorgenommen werden:

Über „Nur Buchung“ wird die Akontoforderung nur gebucht nicht gedruckt.

Stornieren einer Akontoforderung

Über die Auflistung aller Buchungen besteht die Möglichkeit, eine Akontoforderung zu stornieren. Wählen Sie hierzu die entsprechende Akontoforderung aus und klicken Sie anschließend auf „Stornieren“.

Dies ist ebenfalls möglich, indem Sie in der Akonto-Übersicht die entsprechende Akontoforderung mit einem Rechtsklick auswählen und anschließend auf „Stornieren“ klicken.

Zahlungseingang für eine Akontoforderung erfassen

Über die Auflistung der offenen Posten besteht die Möglichkeit, eine Zahlung für die Akontoforderung zu erfassen. Wählen Sie hierzu die entsprechende Akontoforderung aus und klicken Sie anschließend auf „Zahlungseingang buchen“.

Dies ist ebenfalls möglich, indem Sie die Akontoforderung in der Akonto-Übersicht mit einem Rechtsklick auswählen und anschließend unter „Weitere Aktionen“ die Option „Buchung/OP anzeigen“ wählen.

Verrechnen einer Akontoforderung

Sofern die Akontoforderung beglichen wurde, kann diese bei der Erstellung einer Rechnung entsprechend verrechnet werden. Beim Erstellen der Rechnung erfolgt hierzu eine Abfrage, sobald Sie beispielsweise „Druckvorschau/Buchen“ oder „Drucken/Buchen“ auswählen.

So wird es auf der Rechnung ausgegeben:

Was ist eine Teilrechnung?

Mit einer Teilrechnung können bereits erbrachte Leistungen oder fertiggestellte Teile eines Auftrags vor Abschluss des gesamten Auftrags abgerechnet werden. Der noch nicht abgerechnete Teil des Auftrags wird anschließend über die Schlussrechnung abgerechnet.

Eine Teilrechnung unterscheidet sich von einer Akontorechnung dadurch, dass bei einer Teilrechnung konkrete Leistungen bzw. Positionen des Auftrags abgerechnet werden. Eine Akontorechnung stellt hingegen eine Vorauszahlung auf den Auftrag dar, ohne dass bereits eine konkrete Leistung abgerechnet werden muss.

Teilrechnung erstellen

Um eine Teilrechnung zu erstellen, klicken Sie zunächst den entsprechenden Vorgang, beispielsweise das Angebot.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Angebot und wählen Sie:

„Vorgänge erstellen“ → „Teilrechnung erstellen“

Über diesen Vorgang können mehrere Teilrechnungen zu einem Auftrag erstellt werden. Dadurch ist es möglich, einen Auftrag schrittweise über mehrere Teilrechnungen abzurechnen.

Bei der Erstellung der Teilrechnung übernimmt der Kaufmann in der Regel die Mengeneinheiten bzw. Mengen, die zuvor im Angebot berechnet wurden.

Die Mengeneinheiten sowie die einzelnen Artikel können in jeder Teilrechnung für die jeweilige Abrechnung manuell angepasst werden. Auch in der später erstellten Schlussrechnung können die Mengeneinheiten und einzelnen Artikel bei Bedarf nochmals angepasst werden.

Schlussrechnung erstellen

Nachdem alle erforderlichen Teilrechnungen erstellt wurden, kann die Schlussrechnung über den gleichen Vorgang erstellt werden.

In der Schlussrechnung werden die bereits gestellten Teilrechnungen berücksichtigt. Dadurch wird der bereits abgerechnete Betrag entsprechend berücksichtigt und nur der noch offene Restbetrag ausgewiesen.

Vor dem Buchen der Schlussrechnung werden die zuvor erstellten Teilrechnungen nochmals angezeigt und können kontrolliert werden.

In der Druckvorschau der Schlussrechnung erhalten Sie anschließend eine detaillierte Auflistung der Abrechnung sowie eine Übersicht über die bereits gestellten Teilrechnungen und den verbleibenden Restbetrag.

Hinweis: Generell kann und darf der Hottgenroth Support Ihnen keine verbindliche Anweisung dazu geben, wie eine Korrekturbuchung vorzunehmen ist. Es bestehen stets mehrere Möglichkeiten, und welche davon angewendet wird, obliegt Ihrer eigenen Entscheidung beziehungsweise sollte im Bedarfsfall mit Ihrem Steuerbüro abgestimmt werden.

Rechnung korrekt stornieren

Um eine Rechnung korrekt zu stornieren, rufen sie diese über die OP-Liste, das Kundenkonto oder die Liste aller Buchungen auf.

Über das Kundenkonto wählen Sie die Rechnung mit rechts Klick an -> Weitere Aktionen -> Buchung/OP anzeigen :

Im nächsten Fenster kann die Rechnung angewählt und storniert werden.

Über Listen z.B. Buchungen, kann die Rechnung ebenfalls über den Button Stornieren oder rechts Klick auf die Buchung -> Stornieren, storniert werden.

Achtung!

Sollte bereits eine Zahlung gebucht sein muss, bevor die Rechnung komplett storniert werden kann, immer die Zahlung entfernt/ storniert werden.

Dazu rufen Sie sich vorzugsweise die Rechnung über Listen -> Buchungen auf, wählen die entsprechende Zahlung aus und klicken auf den Button stornieren.

Danach kann im gleichen Fenster die Rechnung storniert werden.

Forderungsverluste

Hinweis: Ein Forderungsverlust entsteht, wenn eine Rechnung nicht vollständig beglichen wurde und ein Restbetrag offen bleibt. Es ist aus buchhalterischer Sicht nicht korrekt, den ausstehenden Betrag durch eine Stornierung, eine Gutschrift oder die Buchung eines negativen Zahlungseingangs auszugleichen.

Die Gründe für einen Forderungsverlust sind vielfältig und können beispielsweise auf konjunkturelle Krisen, eine mangelhafte Zahlungsmoral einzelner Kunden oder die Überschuldung beziehungsweise Insolvenz Ihres Schuldners zurückzuführen sein. Um einen solchen Forderungsverlust im System „Kaufmann“ korrekt zu verbuchen und anschließend ordnungsgemäß an Ihr Steuerbüro zu melden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Sie können die OP- Liste direkt über das Kundenkonto öffnen oder Sie gehen über Funktionen -> Übersicht -> Listen und wählen dort entweder die OP-Liste oder Buchungen. Dort mit Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung -> Buchen -> Forderungsverlust.

Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, den Betrag erneut zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Zudem wird empfohlen, einen Kommentar zu hinterlegen, da dies Ihnen später dabei hilft, den Grund für die Buchung nachvollziehen zu können. Nach Abschluss dieser Schritte ist die Buchung des Forderungsverlustes abgeschlossen und die Rechnung ausgeglichen.

Überzahlungen

Sofern Ihnen aus beliebigem Grund ein zu hoher Betrag für eine Rechnung überwiesen wurde, können Sie selbstverständlich lediglich den tatsächlichen Rechnungsbetrag als Zahlungseingang buchen. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte im Kaufmann erforderlich. Sollte der Zahlungseingang jedoch automatisch mittels einer Bankdatei eingelesen oder der erhöhte Betrag manuell im Kaufmann eingebucht worden sein, entsteht im Kundenkonto eine Differenz, die entsprechend ausgeglichen werden muss.

Sie gehen über Funktionen -> Übersicht -> Listen und wählen dort entweder die OP-Liste oder Buchungen. Dort mit Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung -> Buchen -> Zahlungseingang oder Rücküberweisung an den Kunden.

Wird ein weiterer Zahlungseingang auf eine Rechnung gebucht, erscheint als erstes eine Meldung, dass die ausgewählte Rechnung bereits vollständig beglichen ist.

Danach wird Ihnen im Folgedialog bereits der Überschuss als Negativbetrag angezeigt. Auch hier sollten Sie einen Kommentar eingeben, um spätere Erklärungen für diese Buchung zu haben.

Mit Klick auf „OK“ erscheint die Folgende Meldung:

Damit ist diese Buchung ausgeglichen:

Hinweis: Ob Sie hier „Zahlungseingang“ oder „Rücküberweisung an den Kunden“ auswählen, macht für den Kaufmann und die OP Liste keinen Unterschied. Bei der Option „Rücküberweisung an den Kunden“ erfolgt keine automatische Meldung an Ihre Bank. Diese „Rücküberweisung“ müssen Sie manuell tätigen.

Im Zweifelsfall fragen Sie Ihr Steuerbüro.

Soll die erhöhte Zahlung als Kundenguthaben erhalten bleiben, finden Sie hier wie man ein Guthaben verrechnen kann:

Gutschrift mit offenem Posten verrechnen

Gutschrift mit mehreren offenen Posten verrechnen

Steuercode in einer Rechnung ändern

Um den Steuercode beispielsweise für eine Rechnung anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.

2. Wechseln Sie in den Reiter „Rechnungsdaten“.

3. Suchen Sie das Feld „Steuercode“.

4. Wählen Sie dort einen der vorgefertigten Steuercodes aus.

Im Auswahlfeld stehen Ihnen verschiedene Steuercodes zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf auswählen können.

Hinweise zur Auswahl des Steuercodes

👉 Wichtig:

• Es können nur vorhandene, vordefinierte Steuercodes ausgewählt werden.

• Der gewählte Steuercode wirkt sich direkt auf die Berechnung der Steuer in der Rechnung aus.

Es empfiehlt sich grundsätzlich eine Datensicherung anzulegen, bevor fortlaufende, automatische oder finanzrelevante Vorgänge durchgeführt werden.

Vorab zur Info
Um Ihre Zahlungseingänge automatisch in Kaufmann verbuchen zu lassen, wird zunächst eine Kontoauszugsdatei Ihres eBanking-Programms benötigt.
Die Standardformate der Datei sind .csv; .mta; .sta; .xml oder .txt
.940-Endungen können in .mta umbenannt werden.
Wie Sie diese Datei erstellen und speichern können, erfahren Sie bei Ihrer Bank oder über Ihr eBanking-Programm.

Das Zahlungseinlesetool prüft wie folgt auf Übereinstimmung:

1. Betrag

2. Name (100% Übereinstimmung)

3. Teil des Namens
   (Es werden Teilnamen gecheckt für Fälle, wo z.B. die Ehefrau überwiesen hat und nur der Nachname stimmt)

Ablauf
Start:
Sie haben eine Datensicherung in Kaufmann angelegt, Ihre Kontoauszugsdatei in Ihrem eBanking-Programm erstellt und gespeichert?

Nun können Sie sich im Kaufmann die OP-Liste erstellen und mit einem Rechtsklick in die Liste --> Import → Kontoauszüge importieren, das entsprechende Tool aufrufen.

Dateien auswählen

Anschließend erhalten Sie folgende Ansicht:
Um Ihre Datei von der Bank in das Kontoauszugsmodul einzupflegen, wählen Sie die Schaltfläche "Datei auswählen''.

Zuordnung
Nun wählen Sie über das DropDown-Menü die Zuordnung zum passenden Format für Ihre Bankdatei aus.
Um ein eigenes Format anzulegen, wählen Sie das ,,+'' unter ,,Zuordnung''.

Ordnen Sie nun die Felder von links (Bankdatei) nach rechts zu. Dafür können Sie das entsprechende Feld anwählen und mit gedrückter
Maus-Taste nach rechts zu "Ziel" ziehen.
Vergeben Sie anschließend einen Namen für das Format und bestätigen Sie mit ,,OK''. Wird kein Name eingegeben, erscheint eine Fehlermeldung
und das Feld "OK" ist gegraut und nicht anwählbar.

Das Feld ,,Verwendungszweck'' muss dringend ausgefüllt sein. Sollte Ihre Quelle das Wort ,,Verwendungszweck'' nicht darstellen, dann ordnen Sie rechts dem Verwendungszweck das Wort ,,Buchungstext'' zu.

Haben Sie das passende Format ausgewählt, kontrollieren Sie bitte, ob das anhand Ihrer erfassten Bankverbindungen unter "Funktionen → Grundeinstellungen → Programm → Mandant → Bankverbindungen " ausgewählte Konto ausgewählt ist.
Ein Wechsel der Bankverbindung ist über das DropDown-Menü möglich. Starten Sie das Kontoauszugsmodul über die Schaltfläche "Weiter''.

Nun werden aufgrund der gefundenen Übereinstimmungen automatisch Zahlungseingänge zugeordnet.

Zuordnungsvorschläge
Hier werden Ihnen offene Posten angezeigt, bei denen z.B. nur ein Kriterium des Filters (z.B. Betrag) erfüllt ist. Hier muss dann von Ihnen über die
Schaltfläche "Anwenden" bestimmt werden, ob der angezeigte Buchungssatz dieser Zahlung zugeordnet werden soll oder nicht.

Sollte dieser Menüpunkt automatisch vom Programm übersprungen werden, konnten alle Zahlungsätze eindeutig zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche "Auswahl" werden Ihnen Ihre offenen Posten angezeigt, aus welchen Sie nun auswählen können.
Klicken Sie den gewünschten offenen Posten an, welchen Sie mit dem Zahlungseingang verrechnen möchten.

Wenn Sie zwei oder mehrere offenen Posten zur Verrechnung auswählen möchten, dann halten Sie auf Ihrer Tastatur "STRG" gedrückt und klicken Sie die gewünschten offenen Posten mit einem Linksklick an.

Anschließend bestätigen Sie mit "OK".

Im weißen Bereich neben der Schaltfläche "...ABC..." ist eine Eingabe von Daten möglich. So kann z.B. nur nach einem bestimmten Betrag
gefiltert werden.

Zusammenfassung

Nachdem Sie die Reste zugeordnet haben, erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Buchungen, die vom Programm gefunden bzw. von Ihnen
zugeordnet wurden. Hier können Sie nun über "Anwenden" die Anwendung der einzelnen Buchungen an- oder ausschalten.
Zur Verbuchung und Bestätigung klicken Sie "Fertigstellen".

Anschließend wird Ihnen eine Datei der restlichen Kontoauszüge, welche nicht verbucht wurden, angezeigt.
Diese können Sie sich zur weiteren Bearbeitung ausdrucken.
Das Kontoauszugsmodul schließt sich und die Zahlungseingänge werden verbucht.

Einstellungen

Über die Schaltfläche "Einstellungen" gelangen Sie zu folgendem Dialog:

a) Allgemein
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Pfad zum Speichern der verbleibenden Auszüge festzulegen, sowie festzulegen, welche Dokumente in welchem Format zum Schluss ausgegeben werden sollen.

Standardpfad für verbleibende Kontoauszüge: Hier legen Sie fest, wo diese gespeichert werden sollen. Wählen Sie hierfür die Schaltfläche “…” und legen, wenn gewünscht” somit einen anderen Pfad fest.

Dokument anzeigen: Hier können Sie festlegen, ob das Dokument mit den restlichen Kontoauszügen, die nicht verbucht wurden ausgegeben werden sollen oder die Ausgabe der gebuchten Kontoauszüge erfolgt.

Querformat/Hochformat: Hier bestimmen Sie das Format der Ausgabe.

Zahlungseingang/Zahlungsausgang: Hier wird festgelegt, welche Zahlungen auf den Dokumenten ausgegeben werden sollen.

b) Verbuchung

Hier haben Sie die Möglichkeit, z.B. Überzahlungen und Unterzahlungen über die entsprechenden Schaltflächen prozentual oder mit einem Festbetrag festzulegen.
Über die Schaltfläche:

im Bereich "Zuordnungen" ist das Bearbeiten der Feld-Zuordnungen, wie unter dem Punkt: Zuordnungen beschrieben, noch einmal möglich.

Über die Schaltfläche:

im Bereich "Zuordnungen" können einzelne Formate gelöscht werden.

Im freien Bereich neben "...ABC...." können Sie durch Eingabe eines Begriffes die Volltextsuche nach einer Bankdatei durchführen.
Rechnungsnummer: Hier können Sie festlegen, welche Zeichen bei der Rechnungsnummer ignoriert werden soll bzw. eine Vorlage für eine Rechnungsnummer bestimmen.

Um bereits vorhandene Vorgänge als Vorlage für neue Vorgänge zu verwenden, kann die Funktion Kopiervorlage genutzt werden. Dies ist beispielsweise für Angebote, Rechnungen oder andere Vorgänge möglich.

Kopiervorlage nutzen

1. Öffnen Sie den gewünschten Vorgang.

2. Wechseln Sie zum Bereich:
   Erweitert → Positionen

3. Wählen Sie die Funktion Kopiervorlage.

1. Wählen Sie den gewünschten Vorgangstyp aus.

1. Anschließend wird eine Liste aller vorhandenen Vorgänge dieses Typs angezeigt.

2. Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus.

Der ausgewählte Vorgang wird im linken Bereich als Vorlage angezeigt.

Positionen aus der Kopiervorlage übernehmen

Es können entweder der komplette Warenkorb oder einzelne Titel bzw. Positionen übernommen werden.

Mehrere Positionen können mit Strg und dem klicken der linken Maustaste angewählt werden

Übernahme per Drag & Drop

1. Klicken Sie die gewünschte Position oder den gewünschten Titel im linken Bereich an.

2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt.

3. Ziehen Sie die Auswahl an die gewünschte Stelle im neuen Vorgang auf der rechten Seite.

4. Lassen Sie die Maustaste los.

Die ausgewählten Positionen werden in den neuen Vorgang übernommen.

Übernahme über die Funktion „Einkaufswagen“

1. Markieren Sie die gewünschten Positionen im linken Bereich.

2. Klicken Sie unterhalb des Warenkorbs auf den Button mit dem kleinen Einkaufswagen

Die ausgewählten Positionen werden anschließend in den neuen Vorgang eingefügt.

Hinweis

Nach der Übernahme sollten die kopierten Inhalte geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Grundlagen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht nur als sichtbares Dokument vorliegt, sondern zusätzlich strukturierte Informationen enthält, die von Rechnungsprogrammen automatisch verarbeitet werden können.

Dadurch können Rechnungen schneller und einfacher weiterverarbeitet werden, da keine manuellen Eingaben oder das Einscannen von Dokumenten notwendig sind.

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und dient als einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei Vorteile:

• eine lesbare PDF-Rechnung für den Empfänger

• strukturierte Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung durch Programme

Die Rechnung wird nach dem PDF/A-3-Standard erstellt und enthält die zusätzlichen XML-Daten direkt innerhalb der PDF-Datei.

Der Empfänger erhält somit nur eine Datei:

Rechnung.pdf

Diese enthält:

• die sichtbare Rechnung für den Menschen

• die eingebetteten Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung

ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:

• einer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten

• einer für Menschen lesbaren Rechnung

• maschinenlesbaren Rechnungsinformationen

Die PDF-Datei sieht weiterhin wie eine normale Rechnung aus.

XRechnung

Eine XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten.

Eigenschaften:

• keine sichtbare PDF-Rechnung

• reine maschinenlesbare Datei

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht wie eine normale PDF-Datei aus.

Die zusätzlichen Rechnungsdaten sind unsichtbar integriert.

Ob eine PDF-Datei ZUGFeRD-Daten enthält, kann beispielsweise über einen PDF-Betrachter geprüft werden:

1. Rechnung öffnen

2. Büroklammer bzw. Anhänge anzeigen

3. Eingebettete XML-Datei bzw. ZUGFeRD-Informationen prüfen

Für die Nutzung der ZUGFeRD-Schnittstelle ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich.

Damit ZUGFeRD-Rechnungen erstellt werden können, müssen in den Eigenen Daten folgende Angaben hinterlegt sein:

• Land

• Umsatzsteuer-ID

Automatische Erstellung beim E-Mail-Versand

Eine gebuchte Rechnung kann wie gewohnt per E-Mail versendet werden.

Vorgehen:

1. Rechnung erstellen und buchen

2. Rechnung aufrufen

3. Druckvorschau bzw. E-Mail-Versand auswählen

4. E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegen

5. Rechnung versenden

Die Rechnung wird automatisch als ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.

Eine bereits gebuchte Rechnung kann nachträglich exportiert werden.

Vorgehen:

1. Gebuchte Rechnung öffnen

2. Menü auswählen:

Extras → Export → Vorgang → ZUGFeRD-Rechnung

Alternativ kann der Export auch über die Offene-Posten-Liste erfolgen:

1. Rechnung in der OP-Liste markieren

2. Rechtsklick ausführen

3. Export → ZUGFeRD-Rechnung auswählen

Das Ergebnis ist eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.

Kaufmann unterstützt den Import von ZUGFeRD-Rechnungen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

Import per Drag & Drop

1. Öffnen:

Funktionen → Einkauf → Eingangsrechnungen

1. Rechnung per Drag & Drop in das Fenster ziehen

2. Im Importfenster auf Importieren klicken

Import über Menü

Alternativ:

Extras → Import → Vorgang → ZUGFeRD/XRechnung

Die Rechnung sieht genauso aus wie eine normale PDF. Wurde trotzdem eine E-Rechnung erstellt?

Ja.

Bei ZUGFeRD ist es gewollt, dass die Rechnung weiterhin wie eine normale PDF-Datei aussieht.

Der Unterschied befindet sich innerhalb der Datei und wird von Rechnungsprogrammen automatisch verarbeitet.

Warum gibt es keine separate XML-Datei?

Bei ZUGFeRD wird die XML-Datei direkt in die PDF-Datei eingebettet.

Es muss daher keine zusätzliche Datei gespeichert oder versendet werden.

Muss der Empfänger etwas Besonderes beachten?

Nein.

Die Datei kann wie gewohnt per E-Mail versendet werden.

Die eingebetteten Rechnungsdaten bleiben dabei erhalten und können von geeigneten Programmen automatisch ausgelesen werden.

Übersicht der Formate

Für die Nutzung der Kaufmann-App aus dem App-Sore muss die Kaufmann-Version 5.3. installiert sein

Kundenservice

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Vorgehensweise im Kaufmann

Zunächst bitte die Kaufmann-App lizenzieren. Dazu melden Sie sich zunächst auf http://hottgenroth.de in Ihrem Kundenkonto mit Ihrem Hauptnutzer an und prüfen Sie, ob im Kundenbereich alle Lizenzen angezeigt werden und zugeordnet sind.

Weitere Informationen zur Produktaktivierung sind hier zu finden: Lizenzverwaltung / Hottgenroth-ID - FAQ - Confluence

Danach ist das Cloud-Modul aktiviert. Das Cloud-Symbol in der Werkzeugleiste wird im Kaufmann noch nicht angezeigt, da die Anmeldedaten noch nicht ergänzt sind:

Unter Funktionen – Grundeinstellungen - Programm - Datenaustausch tragen Sie Ihre Anmeldedaten ein:

Benutzername und Passwort sind hierbei die Daten, die auch für Ihren Downloadbereich auf www.hottgenroth.de bzw. www.etu.de gelten.

Nach Eingabe der Daten färbt sich das Cloud-Symbol oben in der Werkzeugleiste grün, die Verbindung vom Kaufmann zur Cloud ist also aktiv.

Die Verbindungsdaten vom Mobilgerät zur Cloud werden bei den entsprechenden Mitarbeitern eingetragen, also im Kaufmann unter Stammdaten – Personal. Dort muss bei dem Mitarbeiter unter Daten eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Mit dieser Mailadresse und dem App-Passwort, das unter Mobile Apps eingegeben wird, kann dann später auf dem Mobilgerät die Verbindung zur Cloud hergestellt werden. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und eine Ziffer enthalten. Außerdem kann unter Mobile Apps der Haken gesetzt werden, dass die Zeiterfassungs-App verwendet wird und ob der Mitarbeiter Zeiten für die anderen Mitarbeiter erfassen darf.

Hier muss auch die Zeiterfassungs-App-Geräte-ID eingetragen werden. Diese wird auf dem Mobilgerät angezeigt, wenn dort die App gestartet wird.

Die Einrichtung der Mobilgeräte

Die Zeiterfassungsapp kann im Google Play-Store bzw. im Apple App-Store unter Kaufmann App runtergeladen werden. Nach dem Starten geht zunächst eine Konfigurationsseite auf, auf der die Zugangsdaten eingegeben werden müssen und die Geräte-ID angezeigt wird, die im Kaufmann beim Mitarbeiter eingetragen wird. Die Zugangsdaten sind die aus der Mitarbeiterübersicht in den Kaufmann-Stammdaten (s. oben). Wenn die Zugangsdaten eingegeben sind, kann die App genutzt werden. Dann als erstes über die Startseite (Haussymbol) die Synchronisation starten, damit die Daten aus der Cloud übernommen werden.

Kundenservice

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Vorgehensweise im Kaufmann

Zunächst bitte die Kaufmann-App lizenzieren. Dazu melden Sie sich zunächst auf http://hottgenroth.de in Ihrem Kundenkonto mit Ihrem Hauptnutzer an und prüfen Sie, ob im Kundenbereich alle Lizenzen angezeigt werden und zugeordnet sind.

Weitere Informationen zur Produktaktivierung sind hier zu finden: Lizenzverwaltung / Hottgenroth-ID - FAQ - Confluence

Danach ist das Cloud-Modul aktiviert. Das Cloud-Symbol in der Werkzeugleiste wird im Kaufmann noch nicht angezeigt, da die Anmeldedaten noch nicht ergänzt sind:

Unter Funktionen – Grundeinstellungen - Programm - Datenaustausch tragen Sie Ihre Anmeldedaten ein:

Benutzername und Passwort sind hierbei die Daten, die auch für Ihren Downloadbereich auf www.hottgenroth.de bzw. www.etu.de gelten.

Nach Eingabe der Daten färbt sich das Cloud-Symbol oben in der Werkzeugleiste grün, die Verbindung vom Kaufmann zur Cloud ist also aktiv.

Die Verbindungsdaten vom Mobilgerät zur Cloud werden bei den entsprechenden Mitarbeitern eingetragen, also im Kaufmann unter Stammdaten – Personal. Dort muss bei dem Mitarbeiter unter Daten eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Mit dieser Mailadresse und dem App-Passwort, das unter Mobile Apps eingegeben wird, kann dann später auf dem Mobilgerät die Verbindung zur Cloud hergestellt werden. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und eine Ziffer enthalten. Außerdem kann unter Mobile Apps der Haken gesetzt werden, dass die Kundendienst-App verwendet wird und ob der Mitarbeiter Aufträge und Termine auf dem Mobilgerät anlegen darf und ob er auch die Aufträge und Termine der anderen Mitarbeiter bearbeiten darf.

Hier muss auch die Kundendienst-App-Geräte-ID eingetragen werden. Diese wird auf dem Mobilgerät angezeigt, wenn dort die App gestartet wird.

Die Einrichtung der Mobilgeräte

Das Wartungsmodul kann im Google Play-Store bzw. im Apple App-Store unter Kaufmann App runtergeladen werden. Nach dem Starten geht zunächst eine Konfigurationsseite auf, auf der die Zugangsdaten eingegeben werden müssen und die Geräte-ID angezeigt wird, die im Kaufmann beim Mitarbeiter eingetragen wird. Die Zugangsdaten sind die aus der Mitarbeiterübersicht in den Kaufmann-Stammdaten (s. oben). Wenn die Zugangsdaten eingegeben sind, kann die App genutzt werden. Dann als erstes über die Startseite (Haussymbol) die Synchronisation starten, damit die Daten aus der Cloud übernommen werden.

Kundenservice

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Lagerverwaltung

Unter Lager → Lagerübersicht werden über: Neues Lager anlegen, die verschiedenen Lager angelegt.
Zudem kann man in jedem Lager so genannte “Lagerorte” über: Neuen Lagerort anlegen, definieren.

Lager = Hauptlager
Lagerort = Regal 1, Regal 2, Regal 3 etc.

Unter “Lagerbestand” wird Ihnen der aktuelle Lagerbestand und Lagerwert angezeigt.

Der Lagerwert wird aus den diversen Artikeleinbuchungen errechnet, egal ob per Bestellung/Lieferung oder der manuellen Einbuchung.
Das Lager arbeitet nach dem “First in – First out” Prinzip, bedeutet das die Artikel, die zuerst eingebucht wurden, auch durch Verkauf dem Lager entnommen werden.
Der im Artikelstamm hinterlegte Artikelpreis des entsprechenden Artikels, hat keinen Einfluss auf den Lagerwert.

Nachdem ein Lager und eventuelle Lagerorte angelegt wurden, müssen nun die in Ihrem Artikelstamm befindlichen Artikel, dem Lager zugewiesen werden.
(Erfolgt dieses, ist jedoch sowohl Lagerbestand wie auch der Lagerwert erst einmal Null.)

Die untere Bildschirmhälfte zeigt alle in diesem Lager befindlichen Artikel an. Über den Button “Artikel hinzufügen” können Sie diesem Lager einen Artikel aus Ihrem Artikelstamm zuzuweisen.

Über die Produktauswahl kann nach einzelnen Artikeln gefiltert werden und diese dann dem Lager zugewiesen werden:

Mit dem Button “Artikel umlagern” verschiebt man einen Artikel in ein anderes Lager.

Nachdem Sie die Artikel einem Lager zugewiesen haben, erfolgt die erste Bestandsaufnahme mittels manueller Zählliste und manueller Einbuchung. Danach erfolgt der Ab- und Zugang durch Verkauf und Bestellung / Lieferung.

Beim Einbuchen wird der Einkaufspreis angegeben und so ermittelt sich der Lagerwert.

Beispiel:

Aktueller Lagerbestand von Artikel 1 = 4 Stück
Aktueller Lagerwert von Artikel 1 = 50,00 ( 2 x a 10,00 Euro + 2 x a 15,00 Euro)

Inventur

Wird eine Inventur durchgeführt und der Lagerbestand mit einer Zu- oder Abbuchung verändert, ermittelt der Kaufmann als Einkaufspreis den Durchschnitts-Einkaufspreis. Zu unserem Beispiel aus dem Lagerbestand oben, ergibt sich:

50,00 Euro / 4 = 12,50 Euro

Unter Lager  Inventur  Neue Inventur anlegen, legen Sie eine neue Inventur an:

Wenn eine Inventur monatlich oder quartalsweise durchgeführt wird, sollte sie auch entsprechend benannt werden, z. B. „Januar 2026“, „Februar 2026“ oder „1. Quartal 2026“.
Dadurch wird die spätere Orientierung und Zuordnung deutlich erleichtert.

Nachdem eine neue Inventur angelegt wurde, wechseln Sie in den Reiter: “Inventurname” – Artikelinventurliste, um festzulegen, für welches Lager die Inventur angelegt werden soll:

Sind einem Lager mehrere Lagerorte zugeordnet, ist es auch möglich, die Inventur nur für Teilbereiche durchzuführen.

Nachdem das Lager ausgewählt wurde, muss die Zählliste erstellt und gedruckt werden.

Ohne gedruckte Zählliste können keine Zählbestände eingegeben und die Inventur kann nicht abgeschlossen werden.

Nach erfolgter Zählung werden unter: Menge Erfasst, die Werte aus der Zählliste hinterlegt:

Anhand des ermittelten Durchschnittspreises erfolgt die Korrektur der Lagermenge anhand der Zählung.

Durch Abschluss der Inventur wird der Lagerbestand und Lagerwert entsprechend angepasst: